Indførelse af kvalitetsledelse er ikke reguleret gennem lovgivningen, men er frivillig for virksomhederne. Der kan være forskellige årsager til at indføre kvalitetsledelse i en virksomhed. Det kan være krav fra kunder, produktansvar, styring af virksomhedens produktion og omkostninger, løbende forbedring, og større medarbejdermotivation og –engagement.
Hvert kvalitetsledelsessystem er specifikt for den pågældende virksomhed.
Ovenfor er opstillet en model af et procesbaseret kvalitetsstyringssystem fra ISO 9000 familien.
Virksomheder, som ønsker at implementere kvalitetsledelse, bør indhente standarderne for at få en fuldstændig beskrivelse af krav til et kvalitetssystem.
ISO 9000:2000 stiller krav til, at ledelsessystemet udformes, så det passer til den enkelte virksomhed. Det indebærer, at der bl.a. skal tages hensyn til eksisterende ledelsessystemer, kompleksiteten i en virksomhed, antallet af medarbejdere mv.
ISO 9000-serien introducerer 8 kvalitetsstyringsprincipper, der skaber rammerne for forbedrede præstationer i en virksomhed (organisation).
Kvalitetsstyringsprincipper
1. Kundefokus
Virksomheder er afhængige af deres kunder, og de bør derfor forstå nuværende og fremtidige kundebehov, opfylde kundekrav og stræbe efter at overgå kundernes forventninger.
2. Lederskab
Ledere skaber en helhed af formål og udviklingsretning for virksomheden. De bør skabe og opretholde det interne miljø i virksomheden, hvori medarbejdere kan blive fuldt involveret i at nå virksomhedens mål.
3. Involvering af medarbejdere
Medarbejdere på alle niveauer er det væsentlige i en virksomhed, og deres fulde involvering gør det muligt, at deres evner anvendes til gavn for virksomheden.
4. Procesorientering
Et ønsket resultat opnås mere effektivt (ressourcerelateret), når aktiviteter og tilhørende ressourcer styres som en proces.
5. Systemorienteret ledelse
At identificere, forstå og styre indbyrdes relaterede processer som et system, bidrager til virksomhedens effektivitet (resultatrelateret og ressourcerelateret) med hensyn til at nå deres mål.
6. Løbende forbedringer
Løbende forbedring af virksomhedens samlede præstation bør være et permanent mål for virksomheden.
7. Faktuel beslutningstagning
Effektive (resultat-relateret) beslutninger er baseret på analyse af data og informationer.
8. Gensidigt fordelagtige leverandørrelationer
En virksomhed og dens leverandører er afhængige af hinanden, og en gensidig fordelagtig relation øger begge parters værdiskabende evne.
Indførelse af kvalitetsledelse er frivillig for virksomheder/organisationer og er
oftest baseret på virksomhedens egne politikker og strategier, på kunde eller
leverandørkrav.
Ved indførelse af et certificerbart kvalitetsledelsessystem forpligter virksomhederne sig til at skabe løbende forbedringer af kvalitetsstyringssystemets effektivitet. Forbedring relaterer sig til konkrete handlinger, som iværksættes til at forbedre egenskaber og funktioner af produkter og/eller at forbedre effektiviteten og nytteværdien af processerne. De handlinger der gennemføres, bør regelmæssigt vurderes for at identificere yderligere muligheder for forbedring. Aktiviteter som audit, kundetilbagemelding og ledelsesevaluering kan også anvendes som midler til at identificere muligheder.
Kvalitetspolitik
Der skal udarbejdes en kvalitetspolitik, der skal danne grundlag for at opstille og gennemgå kvalitetsmål. Heri skal der være en forpligtelse til løbende forbedring.
Ledelsens rolle i kvalitetsstyringssystemet
Ledelsen har ansvaret for at skabe et miljø, hvor de ansatte involveres i kvalitetsarbejdet og får systemet til at fungere effektivt. Derudover har ledelsen ansvar for:
- At fastsætte og vedligeholde virksomhedens kvalitetspolitik og –mål
- At sikre, at der er bevidsthed, motivation og involvering i kvalitetsarbejde hos de ansatte
- At sikre, at der er fokus på kundekrav
- At sikre, at der indføres processer, så kunder og evt. andres krav kan blive opfyldt, og at kvalitetsmål bliver nået
- At sikre, at et effektivt kvalitetsstyringssystem etableres, implementeres og vedligeholdes for at nå disse kvalitetsmål
- At sikre nødvendige ressourcer
- At evaluere kvalitetsstyringssystemet periodisk
- At træffe beslutning om handlinger vedr. kvalitetspolitik og kvalitetsmål
- At træffe beslutning om handlinger til forbedring
Dokumentation
Der skal udarbejdes dokumentation, der muliggør, at der er overensstemmelse med kundekrav og forbedring af kvalitet herunder:
- En passende uddannelse/træning af medarbejdere
- Repeterbarhed og sporbarhed
- At tilvejebringe objektivt vidnesbyrd
- At evaluere kvalitetsstyringssystemets effektivitet og fortsatte egnethed
Dokumenttyper
I et kvalitetsstyringssystem er der følgende dokumenttyper:
Kvalitetshåndbog, kvalitetsaktivitetsplaner, retningslinier, procedurer, arbejdsinstruktioner, tegninger, registreringer.
Evaluering
Virksomheden skal med passende intervaller evaluere kvalitetsstyringssystemet for at sikre:
- Er processen identificeret og passende defineret?
- Er ansvar tildelt?
- Er procedurerne implementeret og vedligeholdt?
- Er processen effektiv, så der opnås de krævede resultater?
En evaluering kan omfatte audit, evaluering og selvevaluering
Løbende forbedring
Formålet med løbende forbedring er at øge sandsynligheden for at styrke kunders og andre interessenters tilfredshed. Det kan være følgende handlinger:
• Analysere og evaluere den nuværende situation for at identificere områder for bedring
• Fastlægge mål for forbedring
• Søge mulige løsninger for at opnå de fastsatte mål
• At evaluere disse løsninger og foretage en udvælgelse
• At implementere den valgte løsning
• At måle, verificere, analysere og evaluere resultater af implementering for at fastslå, at de opsatte mål er nået
• At formalisere ændringer
En procedure i et kvalitetsstyringssystem er en skriftlig fremgangsmåde til at sikre, at en bestemt aktivitet finder sted for at skabe og fastholde et godt arbejdsmiljø.
En procedure bør normalt som minimum indeholde formål, ansvar, fremgangsmåde og henvisning til, hvor dokumentation kan findes, samt dato/gyldighed.
Yderligere rådgivning
Der kan fås individuel hjælp til opbygning af kvalitetsledelsessystem ved henvendelse til FORCE Technology eller til Dansk Standard.
Den individuelle rådgivning tager udgangspunkt i virksomhedens nuværende situation, samt i specifikke ønsker og behov. Der er mulighed for at få hjælp til en kortlægning af virksomhedens aktiviteter og udfra denne udarbejde en handlingsplan for at opbygge et kvalitetssystem der er i overensstemmelse med ISO 9000:2000. Der kan tilbydes hjælp med at gennemgå aktiviteter og udarbejdelse af systemdokumentation og klargøring af systemet op til en evt. certificering.
Der stilles krav til styring og løbende overvågning af produktionsforhold. Både FORCE Technology kan vejlede i at anvende brugen af praktiske statistiske værktøjer, så som kapabilitetsanalyser, fejlanalyser, anvendelse af kontrolkort.
Der stilles løbende krav til måleudstyr i form af kalibrering. FORCE Technology er national referenceramme til kalibrering af udstyr indenfor følgende parametre: gas- og væskestrømme, temperaturer, masser.
FORCE Technology er i stand til at vejlede virksomheder omkring metoder og systematisk opstilling af målesikkerhedsbudgetter, fastlægge realistiske kontrolgrænser, hvor der er sammenhæng mellem specifikationer og proces og måleevne.
Mange virksomheder kan se en fordel i, at ledelsessystemet er ”papirløst”. Det giver følgende fordele for virksomheden:
- Papirfri systemdokumentation
- Automatisk versionsstyring af dokumenter
- Let for brugere at få adgang til dokumenterne
- Let at vedligeholde, da dokumenterne kun rettes et sted